Digitalni arhiv
Digitalni arhiv je v današnji elektronski dobi nujen. Vse aktualne in pomembne dokumente se enostavno skenira ali slika s telefonom ali fotoaparatom, ter kategorizira (npr.: osebno, poslovno, zaupno, hiša, otroci, ...) in shrani v elektronski arhiv. Poleg tega se lahko opremi dokument z določenimi podatki za hitrejše iskanje (opis, št.dokumenta, ...). Za pogostejši dostop in še lažje iskanje pa se dokumenti digitalizirajo - OCR razpoznava dokumentov. Doda se vsebovani tekst z dokumentov poleg skena v bazo podatkov. Po tem vsebovanem tekstu (meta podatki) se lahko naknadno tudi išče.
Če še nimate urejenega digitalnega arhiva je čas, da si to omislite. Elektronski arhiv je enostavnejši za pregledovanje in iskanje. Dostopen je z več lokacij in tudi samo vprašanje časa je kdaj bo elektronski arhiv popoloma nadomestil vse ostale arhive.
Elektronski arhiv vam nudi več možnosti:
- dostop od kjerkoli je internet povezava
- optika ali DSL v pisarni, na dopustu ali doma
- brezžična povezava v podjetju ali doma
- brezžične dostopne točke v mestih in nakupovalnih centrih, barih - potrebno paziti zaradi varnosti
- preko pametnega telefona - naročnine vsebujejo danes precejšnje količine prenosa podatkov
- ne samo v sosednjih državah (Hrvaška, Italija, Avstrija, Madžarska) ampak po celotni EU vključujejo naročnine za GSM tudi določene količine prenosa podatkov
- dostop kadakoli: 24ur in 7 dni v tednu je arhiv vedno na voljo
- hitro iskanje določenega dokumenta
- iskanje po kriterijih (npr.: vsi prejeti računi od Telekoma v obdobju 1.4.- 30.6.)
- iskanje po ključnih besedah
- iskanje po kategorijah: pogodbe, zavarovanje, prejeti računi, stroški, ...
Potrebo je paziti, da je digitalni arhiv tudi dodatno zaščiten z arhivom, ki je po možnosti na drugi lokaciji.